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Vous étiez nombreux à nous le demander … Le voilà enfin, notre article sur le règlement européen 1842/2016 et le fameux système TRACES qui donne des sueurs froides et des cheveux blancs aux exportateurs de produits biologiques …

TRACES et le règlement européen sur les produits biologiques

L’entrée en vigueur le 20 octobre 2017, du nouveau règlement européen 1842/2016, modifie en profondeur 2 règlements précédents :  

  • le règlement 1235/2008 concernant le certificat d’inspection électronique
  • le règlement 889/2008 portant modalités d’application du règlement 834/2007 concernant la production, l’étiquetage et les contrôles des produits biologiques

Celui-ci impose, dorénavant, un système de certification électronique, (c’est-à-dire d’utiliser le système TRACES) et des modes de contrôles différents et renforcés pour l’exportation de produits biologiques vers l’Europe.

Est-ce vraiment compliqué ? Qu’est-ce qui change réellement ?

Afin de rassurer les exportateurs et importateurs, vous trouverez ci-dessous un «mode d’emploi» qui facilitera vos démarches.  

Mais avant tout, essayons de comprendre la logique de la Commission Européenne et la raison de ce changement. 

Pourquoi ? 

Le règlement CE 834/2007 qui est relatif à la production biologique et à l’étiquetage des produits biologiques, prévoit également des règles encadrant le commerce et les contrôles de ces produits.

Il indique (art. 28.1) que :

« Avant de mettre sur le marché un produit en tant que produit biologique […], tout opérateur qui produit, prépare, stocke, ou importe d’un pays tiers des produits […] ou qui met de tels produits sur le marché :   

  1. notifie son activité aux autorités compétentes de l’État membre où celle-ci est exercée
  2. soumet son entreprise au système de contrôle [] »

Donc, les produits provenant de pays tiers (hors communauté européenne) pouvaient être vendus sur le marché de l’UE en tant que produits biologiques dans la mesure où ils respectent les dispositions du règlement et s’ils ont fait l’objet d’un contrôle.Or dans la pratique, aucun contrôle n’avait réellement lieu ….

Les autorités ont donc décidé d’utiliser un certificat électronique afin de s’assurer que les contrôles aient bien lieu. Il ne serait ainsi plus possible aux entreprises importatrices de passer entre les mailles du filet des contrôles.

Qu’est-ce qui change ? 

Si vous êtes exportateur, à vrai dire, pas grand chose … ou presque !  

Un «nouveau» certificat d’inspection biologique

Depuis le Règlement n°1235/2008 de la Commission européenne, tous les lots de produits biologiques importés de pays tiers doivent être accompagnés d’un certificat d’inspection biologique (COI).   

Auparavant il s’agissait d’un document papier produit par l’organisme certificateur du pays de provenance et visé par les Douanes. Vous deviez être habitués à fournir ce certificat d’inspection.

Avec l’entrée en vigueur le 19 avril 2017 du règlement n° 2016/1842, le certificat d’inspection biologique (COI), voit sa forme «papier» remplacée par une forme «électronique».

Le nouveau règlement européen impose que le certificat d’inspection biologique (COI) soit édité via l’application TRACES NT et visé par les autorités compétentes pour tous les produits biologiques.

 « Ce n’est donc pas le fond qui change, mais la forme ! »

En bref, TRACES est un logiciel en ligne que vous allez dorénavant utiliser pour transformer votre document papier en un document électronique ! ATTENTION !!! Cela ne concerne que les exportations de produits biologiques.

 

 

Les avantages de la dématérialisation des processus

Un petit bémol cependant sur les contrôles …  

Les contrôles à l’importation

Comme nous vous l’expliquions précédemment, ce nouveau règlement a pour but de s’assurer que les contrôles aient bien lieu en bonne et due forme.

Il modifie donc en profondeur le régime des contrôles à l’importation des produits biologiques avant leur mise en libre pratique. Il intensifie considérablement les contrôles des lots … qui étaient bien plus souples auparavant !

Ceux-ci seront effectués selon la procédure suivante :   

  • un contrôle documentaire systématique
  • un contrôle d’identité par sondage
  • un contrôle physique en fonction de l’analyse des risques

Nous vous recommandons donc vivement de détenir toutes les certifications nécessaires (Cf notre article précédent Certifications Canada Vs Europe : quels réels besoins pour les entreprises ?) avant d’exporter vos produits biologiques en Europe. Vous avez de fortes chances de vous faire contrôler.

 

Traces : mode d’emploi

Cette modification du règlement vise à améliorer la traçabilité et le contrôle des produits biologiques importés de pays tiers. À partir du 20 octobre 2017, seuls les opérateurs certifiés et validés sur le site TRACES NT, peuvent exporter et importer des produits biologiques en provenance de pays tiers.   

1) —> tous les opérateurs doivent être certifiés

 

Qui sont les «opérateurs» concernés ?

Qui doit s’enregistrer dans TRACES ?

Tous les opérateurs de produits biologiques doivent s’enregistrer dans TRACES. Et on entend par «opérateurs» :

  • les producteurs,
  • les préparateurs
  • les importateurs
  • et les 1ers destinataires de la marchandises. 

Seuls certains distributeurs peuvent bénéficier d’une dispense de contrôle, ainsi que certains restaurants commerciaux.

ATTENTION !!! Les 1ers destinataires de la marchandise doivent aussi s’enregistrer.

C’est très important de le savoir car il se peut que les 1ers destinataires de la marchandise ne soient pas forcément les importateurs. Pourtant ils devront quand même s’enregistrer dans TRACES en tant qu’ «opérateur» de produits biologiques (Organic operator).

Si par hasard vous êtes en même temps l’importateur et le 1er destinataire, vous n’aurez pas besoin de vous enregistrer 2 fois. A partir du moment où vous êtes enregistré en tant qu’importateur, vous serez automatiquement enregistré comme 1er destinataire.

 

Comment se faire certifier ?

C’est très simple ! 

En tant que producteur de produits biologiques, si vous êtes déjà certifiés par un organisme certificateur (Ecocert, Quebec vrai, etc.), vous serez automatiquement enregistré auprès de lui. Pas besoin donc, de faire quoique ce soit comme démarche.

Votre importateur – et/ou 1er destinataire – par contre, doit se faire certifier (si ce n’est déjà fait).

Il doit choisir un organisme certificateur ; il a le choix ! Puis remplir le formulaire intitulé : Demande de certification en agriculture biologique. Il devra également payer une redevance annuelle à l’organisme.

En général, la plupart des importateurs de produits biologiques sont déjà enregistrés … Aucune démarche supplémentaire n’est donc nécessaire.

2) —> initiation du certificat d’inspection via TRACES

L’importateur, l’exportateur ou directement l’organisme de certification du pays tiers (ici le Canada) peut initier un certificat d’inspection. Habituellement c’est l’importateur qui initie ce certificat.

Le choix des PED :

ATTENTION car c’est à cet endroit que vous devrez indiquer le point d’entrée désigné (PED) en case 9. Or il faut faire bien attention à celui que l’on choisit car :

  1. il n’existe que 46 PED dans toute l’Europe pour les produits biologiques
  2. il est important de bien choisir son PED en fonction des produits importés car ces derniers ne sont pas habilités à contrôler tous les types de marchandise.

Il existe 12 points d’entrée désignés en France

  • Marseille
  • Bordeaux
  • Saint Nazaire
  • Dunkerque
  • Perpignan
  • Strasbourg
  • Lyon
  • Le Havre
  • Roissy
  • Point à pitre
  • Fort de France
  • Saint Denis de la Réunion

et 8 points d’entrée désignés en Belgique :

  • Pour le transport maritimeAnvers, Gand, Oostende, Zeebrugge
  • Pour le transport aérienBierset, Deurne, Gosselies, Oostende, Zaventem
  • Pour le transport postalBpost International, Zaventem

Pour les points d’entrée dans les autres pays, ou pour choisir le PED à utiliser pour exporter votre marchandise en Europe, veuillez nous contacter …

3) signature du certificat par l’OC

Pour chaque lot importé, l’importateur de produits biologiques initie dans TRACES NT, un certificat d’inspection qui est visé en premier lieu par l’organisme certificateur (OC) du producteur du pays tiers.

Par exemple, si vous exportez en France et que votre organisme certificateur est Ecocert Canada, c’est Ecocert Canada qui visera le certificat d’inspection demandé par votre importateur …

Vous n’avez rien à faire ! Votre organisme va recevoir par voie électronique la demande de visa de l’importateur et la signera avant de la renvoyer au PED.

Une fois visé par l’OC du pays tiers, le certificat est notifié automatiquement au point d’entrée indiqué en case 9 du certificat électronique.  

4) > Contrôles par l’autorité compétente du PED

C’est ici qu’ont lieux les contrôles que nous vous expliquons plus en détails dans le prochain paragraphe.

Une fois les contrôles effectués et validés par l’autorité compétente (qui ne sont plus les douanes, nous le verrons plus tard), le certificat est visé à la case 20 par l’autorité compétente de l’Etat membre dans lequel le lot est mis en libre pratique, c’est-à-dire l’autorité du pays vers lequel vous exportez.

Jusqu’à la mise en place de la signature électronique qui sera très prochainement en vigueur, le certificat d’inspection doit être imprimé et signé manuellement. L’original papier est remis par l’autorité compétente qui a visé le certificat à l’importateur ou son représentant.

Le rôle des douanes :

L’importateur le présente aux services des Douanes, lors de la déclaration en douane du lot. Ces derniers en plus d’effectuer les contrôles obligatoires habituels de vos produits comme par exemple la conformité de vos étiquettes à la législation locale, les certificats sanitaires le cas échéant, etc. vérifient la présence du certificat d’inspection dûment visé par les autorités compétentes. Si tous les documents sont en bonne et due forme, les Douanes procédent à la mise en libre pratique du lot en tant que produit biologique.

Nous vous rappelons que nous sommes là pour vous conseiller et valider toutes les étiquettes de vos produits alimentaires pour une mise en marché sur le territoire de l’Union européenne.

Le certificat d’inspection accompagne le lot dédouané jusqu’au premier destinataire qui réceptionne le lot et appose son visa à la case 21 du certificat d’inspection électronique dans TRACES et, jusqu’à la mise en place de la signature électronique, sur l’original papier du certificat d’inspection. Le premier destinataire renvoie cet original comportant l’ensemble des visas à l’importateur qui le conserve.

Accessible 24h/7, le système TRACES permet donc aux partenaires commerciaux et aux autorités compétentes d’obtenir facilement des informations sur les mouvements des lots des marchandises biologiques,  en accélérant les procédures administratives.

Les contrôles à l’importation des produits biologiques

Si le nouveau règlement européen ne concernait que la forme des documents à utiliser (papier vs électronique), son application resterait, somme toute, assez simple et il suffirait de se familiariser avec cette nouvelle forme de procédure et ce logiciel pour le respecter et l’appliquer.

Mais, comme nous l’avons vu précédemment, sa véritable nouveauté concerne les contrôles qui sont revus et modifiés en profondeur. Non seulement les autorités qui effectuent les contrôles changent, mais la nature même des contrôles est profondément modifiées.

 

Les nouvelles autorités compétentes d’inspection des produits biologiques

Chaque pays de l’Union européenne (UE) désigne une «autorité compétente», qui est chargée en dernier ressort de s’assurer que les règles de l’UE en matière de production biologique sont respectées. Généralement, il s’agit soit du ministère de l’agriculture, soit du ministère de la santé publique.

Ainsi, même si vous avez obtenu votre certificat de production de produits biologiques, même s’il existe une entente d’équivalence biologique entre l’Europe et le Canada, un ultime contrôle aura lieu lors de l’entrée de vos produits en Europe, par les autorités compétentes du pays de commercialisation de vos produits biologiques.

Cette autorité compétente peut déléguer son rôle à :

  • un ou plusieurs organismes de contrôle privés;
  • une ou plusieurs autorités de contrôle publiques;
  • un système mixte alliant organismes de contrôle privés et autorités de contrôle publiques.

Quel que soit le système retenu, l’autorité compétente est chargée de contrôler le système d’inspection dans son domaine de compétence.

A partir du 20 octobre 2017, les Douanes n’effectueront plus les contrôles !!!

Les contrôles ne sont donc plus effectuées par les douanes mais par les services compétents. En France, les collectivités territoriales compétentes sont : 

  • le SIVEP pour les denrées alimentaires d’origine animale et les aliments pour animaux quelle que soit leur origine ;
  • la DGCCRF pour les denrées alimentaires d’origine végétale

Agent de la SIVEP effectuant des contrôles de lot à l’aéroport Roissy-CDG

Les nouveaux contrôles de lot

La vérification des lots consiste en :   

  • un contrôle documentaire systématique
  • un contrôle d’identité par sondage
  • un contrôle physique en fonction de l’analyse des risques

Les contrôles sont réalisés automatiquement par TRACES sur la certification des importateurs, celle des 1ers destinataires et sur la compétence des organismes certificateurs pour certifier les produits biologiques importés en provenance du pays tiers.

Vous trouverez ici la liste des organismes de contrôle reconnus par la Commission Européenne.

Une fois le certificat d’inspection soumis dans le logiciel, la marchandise doit être présentée au PED pour un contrôle physique. Nous conseillons vivement aux opérateurs, afin d’assurer le bon déroulement des contrôles officiels et des opérations de dédouanement, de prévenir les autorités compétentes, au moins 24h à l’avance, de l’arrivée de leur lot.

 

Les contrôles en détails

le contrôle documentaire :

Obligatoire et systématique, il consiste à vérifier que les informations fournies par l’opérateur et l’OC dans TRACES correspondent au certificat d’inspection et aux documents d’accompagnement des produits biologiques (factures, lettre de transport, etc.) 

le contrôle d’identité :

Celui-ci n’est pas systématique et dépendra de l’analyse du risque. Le contrôle d’identité consiste à vérifier que la constitution du lot est conforme à celle qui a été déclarée.

En effet, jusqu’à présent, si les certificats prouvent que les produits détiennent tous les documents et autorisations légales pour détenir l’appellation produit biologique, à aucun moment le rapprochement n’a été fait entre les produits importés et les certificats. Il faut donc bien qu’une vérification physique ait lieu pour admettre que le sirop d’érable biologique déclaré soit bien du sirop d’érable et non pas autre chose.

le contrôle physique :

Cette vérification est beaucoup plus sérieuse et poussée dans la démarche. Elle consiste en un prélèvement d’un échantillon sur un lot en vue d’analyses chimiques. 

Ces analyses permettront de vérifier la conformité des denrées alimentaires aux exigences de production fixés par la réglementation des produits issus de l’agriculture biologique. Seront vérifiés par exemple, l’absence d’OGM ou encore de résidus de pesticides, de résidus de médicaments vétérinaires ou d’additifs alimentaires non autorisés par la réglementation applicable aux produits issus de l’agriculture biologique.

Le coût des contrôles :

Ces contrôles font l’objet d’une redevance dont le montant est déterminé à l’annexe I du règlement (CE) n°669/2009 de la Commission du 24 juillet 2009. 

Ils varient entre 41€ et 442€ pour les lots supérieurs à 2 tonnes.

En cas de prélèvement pour analyse, le montant de l’acheminement de l’échantillon vers le laboratoire officiel désigné sera également à la charge de l’exploitant.

La fréquence des contrôles physiques : 

Les risques variant en fonction de l’origine des produits, et de la nature même des produits importés, les fréquences des contrôles d’identité et physique ne sont pas une données fixes. Celles-ci peuvent varier.

Sur la base des différents contrôles effectués par les états membres dans l’Union Européenne et toute information utile, la fréquence des contrôles est révisée semestriellement. Cette révision entraîne des augmentations ou des diminutions des contrôles, un listage de nouvelles denrées à contrôler ou au contraire en un délistage de certaines …

Le délistage intervient lorsque le risque est circonscrit

Une équipe d’experts à votre service !

Zèbre stratégie est là pour vous conseiller et vous accompagner dans votre planification stratégique à l’international (quelque soit le pays vers lequel vous souhaitez exporter).

Pour toutes les questions règlementaires, nos experts présents à Montréal, sont disponibles pour répondre à vos questions sur la règlementation européenne uniquement. Ils ont obtenu une maîtrise en droit en europe. En ce qui concerne les autres réglementations internationales, nous pourrons vous mettre directement en relation avec nos partenaires présents dans les pays de destination, qui répondront à toutes vos questions.

Que vous ayez besoin d’aide ou de conseils (pour vos étiquettes, sur le logiciel TRACES, le marketing, la distribution de vos produits, …), nous sommes là pour vous aider.

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